Document management
In moltissime aziende le attività di business vengono quotidianamente sepolte da documenti cartacei e digitali (profili di Clienti, contratti, ordini, fatture, registrazioni degli impiegati, report finanziari, ecc..).
Sono molte le situazioni in cui le quantità crescono esponenzialmente, i processi diventano inadeguati, si perdono documenti, i permessi di accesso divengono ingestibili, i costi di stampa e archiviazione salgono alle stelle e le decisioni a volte si basano su informazioni non aggiornate o non corrette.
Da uno studio effettuato sulle grandi organizzazioni (Nielsen del 2002) risulta che, in contesti di gestione documentale scarsamente attrezzata, gli addetti mediamente spendono per la ricerca di documenti intorno alle 50 ore/anno per persona con un costo di circa 1.200€ annue per addetto. Un sistema di Gestione Documentale mediamente efficiente riduce questo costo di circa il 50%. Da un'altra indagine di Accenture nel 2007 emergono invece alcuni problemi critici legati alla ricerca di informazioni in altre parti della propria azienda per via di difficoltà legate alle ricerche interne di documentazione, per cui risulterebbe che il 42% degli addetti mediamente usa l'informazione sbagliata almeno 1 volta per settimana! Un sistema di Gestione Documentale ben disegnato, non consente soltanto di aumentare la produttività della propria organizzazione, ma anche di elevare la qualità delle informazioni e dei risultati prodotti.
Soluzioni di Document Management basate su Alfresco®
W4Y ha arricchito la soluzione Alfresco realizzando un framework di integrazione con Liferay® (Open source Enterprise Portal and Social Collaboration Software) facilmente adattabile a diversi contesti aziendali ed in grado di accelerare i tempi di progetto.
Una soluzione di Document Management sviluppata su questa architettura consente ad una Azienda di:
- Archiviare e ricercare i documenti in modalità assistita, con maggior facilità, efficienza e sicurezza;
- Pilotare e sostenere i processi organizzativi e di business creando un supporto informatico per le procedure gestionali e realizzando i workflow previsti per ciascun documento;
- Creare un ambiente di collaborazione integrato mettendo in linea (via internet) collaboratori interni ed esterni;
- Tracciare ogni manipolazione dei documenti e rilevare in automatico le misurazioni per gli indicatori di efficienza/efficacia dei processi.
Un Sistema di Gestione Documentale ben disegnato fornisce le gambe ai processi aziendali e favorisce l'innalzamento del livello di Qualità dei servizi prodotti.
Le soluzioni fornite da W4Y sono efficacemente integrabili con i principali servizi di conservazione ottica sostitutiva e firma elettronica.
Altri servizi offerti da W4Y
Servizi di Consulenza
- Assessment
- Analisi dei processi
- Disegno del sistema
- Architettura
- Software selection
- Supporto alla Governance
Servizi Applicativi
- Installazione Applicazioni
- Configurazioni e personalizzazioni delle applicazioni
- Integrazioni con altri sistemi e sottosistemi
- Servizi di Data Migration
- Training
Implementazione e Servizi di Supporto
- Implementazione Architetture tecnologiche ed applicative
- Project Management
- Implementazione dei Processi e dei workflow
- Change Management
Qualche informazione in più sulla piattaforma Alfresco®
Alfresco è stata fondata nel 2005 da John Newton, co-fondatore di Documentum®, e da John Powell, già Direttore operativo di Business Objects.
Alfresco rappresenta la più importante alternativa open source per la gestione del contenuto aziendale. Unisce l'innovazione dell'open source alla stabilità di una vera piattaforma aziendale. Il modello open source consente ad Alfresco di utilizzare le migliori tecnologie e contributi dalla comunità open source per produrre software di qualità superiore più rapidamente e a costo molto più limitato.
Alfresco è il risultato dell'utilizzo dei più recenti componenti dell'infrastruttura open source, quali: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces e si basa sulla programmazione orientata agli aspetti.
2 milioni di download, fra i quali:
- Governo - governo della Catalogna, Corte suprema federale svizzera, Ministero delle finanze francese, Consiglio di Islington, NASA, stato del Nebraska, stato della Louisiana, UK MOD
- Finanza - Borsa degli Stati Uniti e numerosi altri istituti fra i più grandi del mondo
- Istruzione - Harvard, Kaplan, MIT, MacEwan, università di Ghent
- Associazioni senza scopo di lucro - Swansea Housing Association, Oxford Archaeology
- Editoria - McGraw-Hill, Christian Science Monitor, Informa
- Telecomunicazioni - GlobeCast, Swisscom Mobile Labs
- Servizi professionali - H&R Block, Reed Managed Services, United Talent Agency
