Snellire la burocrazia: la responsabilità solidale

Il Cliente

È un’azienda del settore manifatturiero che progetta e produce in Italia pavimentazioni per uso industriale e civile.

Il problema

L’azienda opera in grandi cantieri (pavimentazione di impianti di produzione, aree di esposizione, centri commerciali…) in cui posa i propri pavimenti gestendo il lavoro in appalto oppure subappaltandolo ad altre aziende con la conseguente necessità di gestire tutta la documentazione relativa alla responsabilità solidale.

La documentazione necessaria alla responsabilità solidale richiede il recupero, la correlazione e l’organizzazione di una grande mole di documenti amministrativi, da gestire con rigore e attenzione particolari, data l’estrema rilevanza, in termini legali e fiscali, delle informazioni comunicate.

La ricerca e l’associazione dei documenti correlati sono attività onerose da svolgere in modo scrupoloso, con grande dispendio di tempo e di carta per effettuare le copie dei documenti originali; tali attività richiedono una gestione documentale che garantisca efficienza e qualità.

La Soluzione

Il sistema di gestione documentale adottato in Azienda supporta le attività di archiviazione, ricerca, riproduzione e aggregazione dei documenti necessari a corredare la documentazione riguardante la responsabilità solidale inerente ad una specifica commessa. Il sistema documentale, inoltre, integra le informazioni contenute delle commesse gestite nel sistema ERP.
Sono altresì garantite l’integrità e la sicurezza delle informazioni.

I vantaggi per il Cliente

Nell’ambito della gestione della documentazione per la responsabilità solidale sono evidenti:

  • maggiore precisione nel recupero della documentazione pertinenti ad una commessa specifica;
  • maggiore velocità nella preparazione della documentazione da allegare;
  • maggiore accuratezza nell’effettuare controlli incrociati;
  • diminuzione dei rischi di fornire dichiarazioni incoerenti o incomplete;
  • ricerca dei documenti necessari grazie al potente motore di ricerca interno;
  • sicurezza e integrità dei documenti.

Il ruolo di W4Y

W4Y ha supportato il cliente nell’individuazione di esigenze e di altri processi e attività critiche in termini di utilizzo dei documenti, scegliendo la soluzione tecnologica idonea e adeguata alla dimensione dell’azienda. Oltre alla gestione della responsabilità solidale, sono stati analizzati con il cliente i numerosi benefici trasversali derivanti dall’impiego di un sistema documentale, tracciando un percorso di interventi futuri al fine di migliorare  l’organizzazione di particolari categorie di documenti (fiscali, interni, di commessa, di cantiere) e di armonizzare i processi, ipotizzando l’utilizzo del documentale anche come mezzo per fornire informazioni a differenti interlocutori esterni dell’azienda.