Una soluzione per un ufficio senza carta

Il Cliente

È un’azienda multinazionale del settore servizi che gestisce la logistica e l’amministrazione di grandi centri commerciali sul territorio nazionale.

Lo scenario

La distribuzione sul territorio delle numerose sedi del Cliente ed i complessi processi  di approvazione delle fatture passive costituiscono una situazione sicuramente migliorabile.
Lo spazio fisico dedicato alla conservazione dei documenti amministrativi ed il rigore richiesto dalle norme di conservazione introducono costi e criticità ulteriori.
L’esigenza di andare verso una riduzione dello spreco di carta e della relativa immissione di CO2 forniscono ulteriori motivi di meditazione.

Il problema

Nel caso di aziende che operano su un numero elevato di fatture passive (cartacee) e/o in diverse sedi/uffici sparsi sul territorio, la gestione dei documenti contabili durante l’intero ciclo di vita, cioè dal momento in cui arrivano in azienda sino alla loro contabilizzazione, avviene spesso movimentando i documenti cartacei in voluminosi faldoni; inoltre, lo storico deve essere mantenuto fino a 10 anni nella sede legale.

Le criticità nella gestione di documenti rilevanti ai fini fiscali sono elencate in sintesi:
– spazi fisici che diventano insufficienti nel susseguirsi degli esercizi contabili;
– tempi di ricerca onerosi dei documenti già registrati/pagati nei faldoni durante operazioni di consultazione o di controllo, per ragioni interne o su richiesta dei fornitori o della Guardia di Finanza;
– sicurezza fisica degli archivi contabili in caso di eventi naturali (allagamenti, incendi, ecc…).

La soluzione

Il sistema di Gestione Documentale proposto è volto a rendere i processi di gestione documentale “paperless” tramite una revisione del processo (definito con il cliente) e accessibile da qualsiasi postazione web. Le fasi manuali si riducono a pochi passi.

Al documento cartaceo, quando giunge presso la reception delle sede, viene apposto un barcode lineare (che funge da identificativo univoco nell’intero sistema) e passato alla contabilità per la registrazione. Durante la registrazione nel gestionale, oltre alle altre informazioni relative al documento, viene inserito anche il barcode.

Successivamente alla registrazione nel gestionale, il documento viene scansionato e l’immagine è depositata e acquisita con successo nel sistema.

L’avanzamento di processo del documento contabile è automatizzato grazie all’integrazione con il gestionale che trasmette i metadati relativi al singolo documento, unitamente al barcode. Il sistema documentale, per mezzo delle informazioni provenienti dal gestionale, attribuisce i metadati al documento corretto identificandolo con il barcode e gestisce automaticamente il ciclo di vita della fattura passiva fino alla conservazione sostitutiva e quindi alla distruzione del documento cartaceo.

 

 

I vantaggi per il Cliente

Nell’ambito della gestione documentale sono evidenti:
– riduzione degli spazi fisici per il mantenimento delle fatture;
– riduzione dei tempi di ricerca per tutte le fatture inserite a sistema (l’utente può cercare in funzione di tutti i metadati associati);
– tracking del documento durante tutto il ciclo di vita;
– controlli automatici nel processo di gestione documentale per l’intero ufficio contabilità.

Il ruolo di W4Y

W4Y ha indagato le dinamiche e l’onerosità inerenti alla gestione e all’archiviazione delle fatture passive, ideando una soluzione non solo che eliminando la carta semplificasse, l’archiviazione e la consultazione, ma anche che riducesse al minimo l’operatività manuale della sua gestione.
I documenti, infatti, si arricchiscono automaticamente delle informazioni provenienti dal sistema gestionale, garantendo la coerenza e sgravando gli utenti dalla gestione manuale delle informazioni. Gli utenti possono quindi ricercare e consultare rapidamente documenti corredati da informazioni aggiornate, con precisione ed efficienza.