Architettura
Il connettore
W4Y ha realizzato uno specifico connettore che facilita il dialogo fra SAM ERP2 e il documentale consentendo la condivisione e gestione dei documenti di rilevanza.
Il connettore è composto da due semplici componenti:
- uno strato di servizi installato su SeedDMS
- una serie di motori client, installati sul server SAM ERP2, che effettuano chiamate ai servizi
SeedDMS e il Functionality Layer
SeedDMS è una piattaforma di Gestione Documentale (DMS, Document Management System) open source.
È un’applicazione web, accessibile da browser con un’interfaccia semplice e funzionale. Le funzionalità principali, in sintesi, sono:
- gestione utenti, ruoli e gruppi e utenti guest
- accesso e operazioni su cartelle e documenti
- gestione categorie documentali e relativi attributi
- versionamento dei documenti
- allegati e relazioni tra documenti
- esportazione di documenti in formato PDF
- upload/download massivo di documenti con log per singolo utente
- accesso diretto da finestra del proprio sistema operativo (via WebDAV)
- ricerca con metadati e full text
- definizione di workflow con interfaccia grafica
- notifica via e-mail delle modifiche a documenti e cartelle
SeedDMS e il Web Services Layer
W4Y ha progettato e sviluppato un’interfaccia di servizi web per consentire ad applicazioni esterne di interagire col DMS e le sue funzioni.
Sono state sviluppate sia le funzioni base (servizi core) sia alcune funzioni più complesse e specifiche derivanti da esigenze dei clienti (servizi custom).
Servizi core
Sono le funzioni tipiche del DMS, tra cui ad esempio:
- inserimento, modifica, cancellazione dei documenti e dei loro attributi
- ricerca dei documenti per attributi e contenuto
- download dei documenti
- esecuzione di azioni di workflow
Servizi custom
Sono funzioni che svolgono operazioni complesse, sia di generica utilità sia mirate a risolvere problemi specifici:
- trasformazione, aggregazione e manipolazione di documenti di diversi formati, (conversione da DOC a PDF, apposizione di logo e firma, copie in bianco e nero, applicazione di watermark, download multiplo in formato compresso)
- conservazione sostitutiva: funzione per l’invio dei documenti all’ente incaricato dal cliente
SAM ERP2
SAM ERP2 offre un’ampia gamma di funzioni che coprono tutte le esigenze delle PMI:
- Workflow e dati comuni
- C.R.M. (Marketing e Servizi)
- Commerciale
- Acquisti, Magazzini e Logistica
- Produzione
- Qualità
- Amministrativa e finanziaria
- Controllo di gestione
- Intercompany, filiali estere, comunicazioni
- Sicurezza e strumenti di sviluppo
Le aree seguenti sono quelle che spiccano maggiormente per la gestione e la produzione di documenti, quindi maggiormente interessate ad appoggiarsi ad un DMS:
- Amministrativa e finanziaria
- Commerciale
- Acquisti, magazzini e logistica
- Produzione
- Qualità
Benefici per gli utenti di SAM ERP2
I maggiori benefici, grazie allo specifico connettore, per gli utenti di SAM ERP2 possono essere così riassunti:
- archiviazione dei documenti del ciclo attivo e passivo, corredati dai relativi metadati
- archiviazione di altri tipi di documenti prodotti da SAM ERP, corredati dai relativi metadati
- accesso ai documenti allegati di SAM ERP2 archiviati in SeedDMS (eliminando il problema della gestione delle versioni e della complessità nella nomenclatura)
- correlazione di documenti già esistenti in SeedDMS
- conservazione sostitutiva
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