Un progetto è un impegno, limitato nel tempo, consistente in un insieme di attività svolte e gestite al fine di creare un prodotto, fornire un servizio, ottenere un risultato di business, raggiungendo obiettivi e soddisfacendo criteri di completamento predeterminati, entro vincoli di tempo, costo e risorse.
Tutti i progetti
- Hanno un inizio e una fine
- Utilizzano risorse (umane, finanziarie, equipaggiamenti)
- Comportano rischio
La gestione di un progetto è solitamente demandata a un project manager, che a volte partecipa direttamente alle attività che lo compongono, ma principalmente si focalizza nel coordinamento e nel controllo delle varie componenti e dei diversi attori coinvolti con l’obiettivo di minimizzare la probabilità di insuccesso. Al completamento del progetto, di solito, il prodotto o servizio realizzato vengono presi in carico da una figura operativa diversa, tipicamente il Product Manager o il Service Manager.
Il Project Manager è la persona identificata per garantire il conseguimento degli obiettivi di progetto, entro i vincoli prefissati di tempo, costo, risorse, qualità. Il PM deve gestire un processo disciplinato volto ad identificare, coordinare e mantenere focalizzate le risorse sul conseguimento degli obiettivi E’ responsabile della pianificazione, direzione, controllo, reporting relativo al progetto.
Al pari di ogni altro sforzo umano, anche i progetti vengono realizzati e rilasciati in un contesto sottoposto a determinati vincoli. Spesso viene usata l’immagine del triangolo del project management (dove ogni lato rappresenta un vincolo), per rappresentare la loro correlazione: ciascun vincolo non può essere cambiato senza impattare sugli altri due. Un ulteriore variante di questo sistema dei vincoli separa la ‘qualità’ (o le ‘prestazioni’) dallo ‘scopo’, trasformandolo in un tetraedro con quattro vincoli correlati tra loro.
Il vincolo tempo indica la quantità di tempo disponibile per completare il progetto. Il vincolo costo/risorse rappresenta il budget disponibile per il progetto e al tempo stesso l’insieme delle risorse a disposizione del progetto (è evidente la correlazione lineare tra costo e risorse assegnate). Il vincolo scopo/qualità rappresenta quanto deve essere fatto per conseguire i risultati attesi dal progetto sia in termini di requisiti che di criteri di qualità/performance. Questi tre vincoli sono strettamente correlati: incrementare lo scopo tipicamente significa aumentare i tempi e i costi/risorse del progetto; dei tempi più corti possono richiedere dei costi più alti (risorse più grandi) e/o uno scopo più ristretto; un budget più risicato (meno risorse) può implicare dei tempi più lunghi e/o una riduzione dello scopo.
Il Project Management Officer – PMO:
E’ una funzione aziendale con la responsabilità di condividere con la Direzione Aziendale lo stato dei progetti in corso, il PMO deve inoltre coinvolgere tutti i Project Manager nella formazione dando continua assistenza e supporto.
Il PMO, pur non avendo la responsabilità diretta dei progetti, deve contribuire moltissimo al loro successo, fornendo strumenti e info utili al team di progetto e sensibilizzando il management, adeguatamente e tempestivamente, in caso di criticità.
Le principali responsabilità del PMO sono:
- Definire Processi e Template per la gestione dei Progetti
- Condividere una metodologia di Project Management
- Definire un Piano di Comunicazione con contenuti e tempi chiari e ragionevoli
- Gestire il repository di documenti e best practice per un riuso in analoghi progetti
- Definire e proporre un piano di formazione
- Supportare e assistere i Project Manager
- Informare in sintesi la Direzione sullo stato di avanzamenti dei vari Progetti
- Manutenere i processi di Project Management per l’intera organizzazione.
W4Y in questo ambito offre:
- Prodotti e servizi per il Project & Portfolio Management
- Servizi di PMO, anche a part-time
- Servizi di Change Management
- Formazione standard e Personalizzata