Il Cliente
È un’azienda del settore manifatturiero che progetta e produce in Italia apparecchiature industriali.
I suoi prodotti sono commercializzati in tutto il mondo. Lavora prevalentemente su commessa attraverso le seguenti fasi nel processo di business:
- Valutazione dei requisiti di commessa
- Formulazione dell’offerta
- Progettazione
- Produzione
Lo Scenario
Per l’industria manifatturiera italiana che opera su mercati nazionali/internazionali, l’adeguamento dei processi di business alle evoluzioni del mercato è fattore un critico e determinante.
L’intera filiera, comprensiva dei fornitori, è sottoposta ad elementi di stress per il livello di servizio richiesto (tempi di consegna al cliente finale, grado di personalizzazione del prodotto finito, …) e il fattore prezzo non è l’unica discriminante.
Il problema
Nel caso di aziende che operano prevalentemente su un numero elevato di commesse/anno le criticità si annidano lungo tutta la catena del valore. Durante il ciclo di commessa, dalla formalizzazione delle specifiche tecniche alla consegna del prodotto finito, si possono generare incomprensioni/errori/mancate definizioni di particolari più o meno rilevanti che si traducono in rilavorazioni (extracosti) e ritardi che hanno conseguenze sul posizionamento nel mercato e sul conto economico aziendale.
Soluzioni già adottate con successo in alcune commesse a volte non vengono riusate perché:
• rimangono nella memoria delle singole persone;
• non sono facilmente reperibili perché in forma cartacea e non organizzate;
• risiedono sui PC dei singoli e non in spazi comuni/condivisibili.
I volumi e la varietà di documenti sono a volte elevatissimi.
La Soluzione
Il sistema di Gestione Documentale adottato in Azienda accompagna e sostiene i processi e i documenti peculiari delle varie commesse.
Tramite i workflow opportunamente disegnati per supportare il ciclo di vita delle commesse, gli utenti lavorano in modo guidato e collaborativo su tutti i documenti, gestendo correttamente le versioni, le revisioni e le approvazioni necessarie nei vari stati della commessa.
Viene altresì garantita l’integrità e la sicurezza delle informazioni, unitamente alla facilità di ricerca e di accesso consentiti dalla gestione dei metadati e dal motore di ricerca indicizzata.
La versatilità dell’applicativo consente di creare e popolare un dizionario Documenti/Template che rappresenta il fascicolo documentale di Commessa, facilitando la certificazione di Qualità.
I vantaggi per il Cliente
Nell’ambito della gestione per commessa sono evidenti:
• maggiore precisione nella stesura delle specifiche;
• maggiore velocità nella comunicazione intra-aziendale (tra reparti) anche grazie alle mail trasmesse automaticamente dal sistema;
• disponibilità delle informazioni progettuali tra i reparti (in funzione delle credenziali assegnate) e con tutta la filiera;
• tracking delle azioni sulla commessa (inoltro a reparto successivo, ecc…), data e ora
dell’azione, versioning del singolo documento, notifiche automatiche via e-mail;
• ricerca dei documenti nell’intero portafoglio commesse grazie al potente motore di ricerca interno;
• sicurezza e integrità dei documenti.
Il ruolo di W4Y
W4Y ha affiancato e supportato il cliente nel censimento dei documenti aziendali, nella definizione delle categorie documentali e ha analizzato i rapporti tra i diversi soggetti dell’azienda e di come essi utilizzano i documenti durante le interazioni interne o con il cliente, dalla fase di offerta a quella di produzione Studiando le complesse interazioni interne all’azienda, ha modellato un workflow focalizzato sulla commessa, arricchendo il sistema documentale scelto di un ulteriore strumento di supporto e controllo.