SeedDMS è una piattaforma di Gestione Documentale (DMS, Document Management System) open source.
È un’applicazione web, accessibile da browser con un’interfaccia semplice e funzionale.
Utenti, ruoli e gruppi
SeedDMS consente una gestione flessibile e potente degli utenti e dei gruppi. Ogni utente può appartenere ad un ruolo: Utente, Guest o Administrator.
Il ruolo Utente è proprietario dei documenti e delle cartelle che ha creato, su cui ha pieni diritti, incluso quello di definire i diritti di accesso per gli altri utenti e gruppi.
Il ruolo Guest prevede l’accesso in sola lettura a cartelle e documenti.
Il ruolo Admin ha accesso a tutte le funzioni di amministrazione e ha pieni diritti su ogni cartella e documento.
Gli utenti possono essere organizzati in gruppi diversi; all’interno di un gruppo è possibile nominare uno o più utenti Manager che hanno poteri particolari nella gestione delle liste di notifica e in altri specifici ambiti.
L’archiviazione dei documenti
SeedDMS gestisce i documenti e le cartelle in un modo pratico, ma offre molto di più di un file system memorizzando metadati come autore, parole chiave, descrizioni e attributi.
L’interazione può essere resa ancora più semplice grazie a WebDAV, che consente di accedere direttamente al documentale da una finestra del proprio sistema operativo; l’utente può agire in totale trasparenza, con la praticità e l’impressione di visualizzare una cartella locale della propria macchina; con una consueta operazione di drag-and-drop è possibile trasferire i documenti dalla propria macchina a SeedDMS.
Un documento è molto più di un file. Possiede metadati aggiuntivi, può avere più revisioni, essere collegato ad altri documenti, contenere allegati e il suo ciclo di vita può essere governato da un workflow prima di essere rilasciato ufficialmente.
Un documento può avere anche un tempo di vita: è possibile fissare una data di scadenza superata la quale il documento raggiunge automaticamente lo stato Scaduto.
È possibile definire i permessi di accesso a cartelle e documenti, e le operazioni consentite a livello di utente o di gruppo.
SeedDMS consente l’accesso a contenuti specifici in sola visualizzazione ad un utente generico denominato Guest; la funzione è utile quando si desidera rendere consultabile materiale pubblico che può essere condiviso con il mondo esterno senza alcuna restrizione.
Gestione delle versioni
Ogni documento ha almeno una versione. Ogni aggiornamento provoca la creazione di una nuova versione; le altre versioni vengono conservate, sono accessibili e possono essere ripristinate. Quando si scarica o si visualizza un documento, SeedDMS fornisce l’ultima versione disponibile, detta anche versione corrente.
Il versionamento è garantito anche utilizzando WebDAV; se si trasferisce un documento modificato già trasferito in precedenza in SeedDMS, esso viene automaticamente versionato.
Ricerca
SeedDMS possiede un’interfaccia di ricerca semplice ed efficace. È possibile ricercare i documenti per mezzo di metadati quali proprietario, titolo, keyword, categorie, attributi, commenti; è anche possibile effettuare ricerche approfondite filtrando per i valori di singoli attributi, componendo query complesse. Altre dimensioni di ricerca sono lo stato del documento, la data di creazione e la data di scadenza.
Ricerca full text
I tipi di documento più comune come PDF, MS Word, MS Excel possono essere indicizzati per potere effettuare la ricerca full text all’interno del contenuto, annullando i tempi di ricerca.
SeedDMS utilizza il motore di indicizzazione Lucene, noto per potenza e affidabilità.
Allegati e relazioni
È possibile corredare un documento con altre informazioni allegando altri documenti.
Gli allegati sono relativi al documento archiviato e sono resi disponibili a tutti gli utenti che possono visualizzarlo.
Una relazione può essere stabilita tra documenti già presenti nel documentale, dotati di una propria autonomia, ma che possono essere aggregati in ragione dell’attinenza delle informazioni contenute o degli interessi di un utente; la relazione può essere pubblica o nascosta agli altri utenti.
Ogni documento può fare parte liberamente di più relazioni.
Workflow e workgroup
SeedDMS consente l’autenticazione esterna (login come utente Guest) ed è dotato di un raffinato meccanismo per la notifica delle modifiche a documenti e cartelle.
L’utente può iscriversi liberamente alla lista di notifica di una cartella e di un documento e può visualizzare tutte le liste di notifica a cui è iscritto.
SeedDMS possiede un ambiente visuale di amministrazione in cui è possibile progettare workflow, definendo stati, transizioni e i relativi attori; è anche possibile definire interazioni complesse combinando subworkflow semplici.
Un’apposita area del profilo utente permette di visionare tutti i documenti per cui è attivo un workflow e in cui l’utente può intervenire eseguendo una delle azioni possibili.
Manutenzione e reportistica
Nell’area di amministrazione SeedDMS possiede funzioni per l’aggiornamento, la correzione o la ricostruzione totale degli indici dei documenti, il back up e report di statistica sui documenti.