In moltissime aziende le attività di business vengono quotidianamente sepolte da documenti cartacei e digitali (profili di Clienti, contratti, ordini, fatture, registrazioni degli impiegati, report finanziari, ecc…).
Sono molte le situazioni in cui le quantità crescono esponenzialmente, i processi diventano inadeguati, si perdono documenti, i permessi di accesso divengono ingestibili, i costi di stampa e archiviazione salgono alle stelle e le decisioni a volte si basano su informazioni non aggiornate o non corrette e i principi di sicurezza/riservatezza saltano.
Un sistema di gestione documentale moderno DEVE offrire servizi agli utenti e ai processi aziendali anche se svolti parzialmente da altre applicazioni.
La gestione documentale offre: archiviazione, versionamento, accessi sicuri e tracciati, workflow, ricerche per metadati e testuali.
Sono molti gli ambiti aziendali in cui è possibile introdurre un DMS allo scopo di rendere più fluidi ed efficienti processi con un’alta operatività manuale e a largo consumo di carta. Nell’ambito della contabilità e in quello finanziario, le principali aree in cui è possibile operare una reingegnerizzazione dei processi e digitalizzare i documenti avvantaggiandosi delle funzionalità offerte da un DMS sono:
- Contabilità fornitori
- Contabilità clienti
- Gestione acquisti
- Contratti di gestione
- Trasferte e note spese
- Contabilità generale
Il Document Management secondo W4Y
Avviare un approccio alla gestione documentale non significa acquistare l’ennesimo prodotto da gestire: significa invece identificare quali processi “document intensive” possono essere migliorati, tracciati, resi sicuri, semplificati, condivisi.
Questo è possibile e ha consistente valore se le funzionalità rese disponibili dal sistema documentale vengono vissute ed utilizzate come servizio a disposizione degli individui, delle procedure aziendali e degli altri sistemi: servizio a cui si delega l’archiviazione, il versionamento, la tracciabilità, la condivisione controllata dei documenti affidati.
Tutto questo va richiesto non solo al prodotto ma anche e soprattutto al partner scelto per la realizzazione, che deve
anche offirire garanzie sulle capacità di integrazione.
